Fallbeispiel: Sarlin Oy Ab

Lea Karekki
Manager, Finance and Control, Logistics, Q&E
Sarlin Oy Ab

Bei der Suche des Unternehmens nach einem neuen ERP-System stand das Dienstleistungsgeschäft der Fa. Sarlin im Vordergrund. Zwar boten alle ERP-Anbieter*innen gute Lösungen für den Verkauf und die Bestandsverwaltung an, doch hatte die Fa. Sarlin Schwierigkeiten, ein System zu finden, das seine Wartungsdienstleistungen – einen wichtigen Geschäftsbereich – unterstützt und auch für mobile Benutzer*innen geeignet ist.

„Im Rahmen unseres Bestrebens, einen größeren Anteil des Umsatzes mit Dienstleistungen zu erwirtschaften als bisher, haben wir nach einem System gesucht, das diesem Teil unseres Geschäfts am besten gerecht wird“, erklärt Lea Karekki, die bei der Fa. Sarlin für Qualität und Umwelt zuständig ist.

„Das neue ERP bedeutete auch eine komplette Überarbeitung unseres Betriebskonzepts“, so Päivi Lindgren, Administrator des Roima Lean System bei der Fa. Sarlin.

Insgesamt sind rund 90 Mitarbeiter*innen von Sarlin, Roima Lean System-Anwender. Das System wird in den Bereichen Vertrieb, Beschaffung und Projektmanagement sowie für Berichte über Kundenbesprechungen, Reisekostenmanagement und Bestandsverwaltung eingesetzt.

Das Dienstleistungsgeschäft des Unternehmens basiert auf Wartungsplänen für Anlagen, auf deren Grundlage die Wartungsaufgaben für den nächsten Zeitraum automatisch erstellt werden. Die Führungskraft ist für die genauere Planung der Aufgaben und die Zuweisung der dafür erforderlichen Ressourcen zuständig. Der Prozess funktioniert auch bei der Rechnungsstellung auf die gleiche Weise. Die gesamte Rechnungsstellung im Zusammenhang mit den Verträgen kann mit automatisierten Funktionen abgewickelt werden.

Die Erneuerung des ERP-Systems bestand darin, dass die Wartungstechniker mit intelligenten Tablets ausgestattet wurden, auf denen die App Mobile Field Engineer (MFE) installiert war. MFE hat sich zu einem wichtigen Tool entwickelt, da es der technischen Fachkraft unterwegs Zugang zu den Wartungsdaten der Kundenanlagen bietet und auch die erforderlichen Berichtswerkzeuge enthält.

„Der Kundenkreis signiert die Aufgabe direkt auf dem Tablet als erledigt und erhält sofort einen Bericht darüber. Außerdem werden die verwendeten Materialien, die geleisteten Arbeitsstunden und die angefallenen Reisekosten sofort der entsprechenden Aufgabe zugeordnet. Früher wurden all diese Angaben auf mehreren Papierdokumenten festgehalten, was sowohl für die technischen Fachkräfte als auch für das Büropersonal zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutete“, blickt Herr Marko Sirviö, Spezialist für Druckluft- und Gassystemtechnik bei Sarlin, zurück.

Gleichzeitig werden die Verlaufsdaten auf den Gerätekarten gespeichert.

Sirviö weist auch darauf hin, dass die Betriebsstunden der Geräte vom System erfasst werden; ein kleines Detail, fügt er hinzu, aber dennoch wichtig für die Aufrechterhaltung des Kundenstamms. In den Zeiten der konventionellen Papieraufzeichnungen wurde diese Information oft versehentlich weggelassen. In der MFE-App muss der Benutzerkreis jedoch erst die Anzahl der Stunden eingeben, bevor sie eine Aufgabe als erledigt markieren können.

Eine für Sarlin bedeutendere Errungenschaft ist die Beschleunigung der Rechnungsstellung.

„Früher schickten die technischen Fachkräfte die Arbeitsaufträge irgendwann an die Führungskraft, die dann die Details der Wartungsarbeiten aufzeichnete und sich um die Rechnungsstellung kümmerte“, erklärt Sirviö.

„Bei der Überprüfung haben wir festgestellt, dass sich die Zeiten für die Rechnungsstellung mit dem neuen System tatsächlich drastisch verkürzt haben“, bestätigt Karekki.

Die neue Technologie wurde von den Wartungsfachkräften gut aufgenommen, obwohl die Altersspanne groß ist und nicht alle von ihnen von Anfang an erfahrene Nutzer*innen von Smart-Geräten waren. „Die MFE-Benutzeroberfläche ist gut, und die Smart-Tablets wurden gut angenommen. Natürlich ist die Einführung neuer Systeme immer mit Herausforderungen verbunden, und in diesem Fall hat es einige Zeit gedauert, bestimmte Dinge zu klären, aber Roima hat die notwendigen Änderungen schnell vorgenommen, und wir sind mit dem Ergebnis zufrieden“, fasst Lindgren zusammen.

„Dem Benutzerkreis wurde auch eine Tastatur angeboten, aber keiner von ihnen nahm sie an. Jetzt bedienen sie alle das Tablet mit einem Stift“, so Herr Sirviö.

Der Auswahl des neuen ERP-Systems ging eine fast ein Jahr dauernde Phase der sorgfältigen Ermittlung der Bedürfnisse voraus. Die für das neue System definierten Ziele waren, eine effiziente Steuerung der Ressourcen zu ermöglichen und den Mitarbeiter*innen Zugang zu wichtigen Informationen für ihre Servicearbeiten zu verschaffen.

Nachdem die Fa. Sarlin sich für einen ERP-Anbieter*in entschieden hatte, war die Lösung von Roima in etwa 10 Monaten einsatzbereit. Gleichzeitig wurde das Lager des Unternehmens in Kaivoksela in Vantaa komplett umgestaltet und ein Lagerautomatisierungssystem eingeführt. Darüber hinaus wurden die Software-Programme Wintime und Personec W von Aditro in das Roima Lean System für die Finanzverwaltung und Gehaltsberechnung integriert.

„Die Einführung des Systems verlief reibungslos. Unser gesamtes Team war hoch motiviert, obwohl jeder diese Arbeit zusätzlich zu seinen anderen Aufgaben erledigen musste. Ich habe die Rolle des Administrators erst später übernommen. Roima hat mich gut unterstützt, und die notwendigen Korrekturen wurden schnell umgesetzt“, so Lindgren.

In diesem Zusammenhang haben Roima und Sarlin auch bei der Entwicklung des Wartungsmoduls zusammengearbeitet, um es an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. „Unsere gemeinsamen Bemühungen um eine Zusammenarbeit haben zu erfolgreichen Ergebnissen geführt“, ist Lindgren überzeugt.

Die alten Daten wurden in einem Schritt in das neue ERP-System übertragen, mit Ausnahme der offenen Aufträge, mit denen wir anders verfuhren: Im Laufe des letzten Schulungstages haben die Teilnehmer ihre eigenen Einkaufs- und Verkaufsaufträge manuell in das System von Roima eingegeben.

„Niemand durfte nach Hause gehen, bis alles eingetragen war“, sagt Päivi Lindgren mit einem Lachen. „Aber es gab keine Unterbrechungen. Wir konnten vom ersten Tag an wie gewohnt Lieferungen versenden und Rechnungen ausstellen.“